PERILAKU DALAM ORGANISASI

Sistem-sistem pengendalian manajemen yang baik mempengaruhi perilaku sumber daya manusia dalam keselarasan tujuan, yaitu sistem tersebut menjamin bahwa tindakan-tindakan individual yang diambil untuk mencapai tujuan pribadi juga membantu mencapai sasaran-sasaran organisasi.

GOAL CONGRUENCE (KESELARASAN TUJUAN)
Tujuan pokok sistem pengendalin manajemen adalah menjamin sebisa mungkin adanya goal congruence (keselarasan tujuan) dari masing-masing anggota kearah tercapainya tujuan perusahaan. Goal congruence (keselarasan tujuan) dalam satu proses berarti tindakan-tindakan yang mengarahkan setiap anggota untuk menyelaraskan tujuan pribadinya masing-masing sesuai dengan kepentingan perusahaan.

FAKTOR-FAKTOR INFORMAL YANG MEMPENGARUHI KESELARASAN TUJUAN

Faktor Eksternal
Faktor Eksternal adalah norma-norma yang tumbuh dan berkembang pada kehidupan masyarakat, dimana perusahaan merupakan bagian dari masyarakat itu sendiri. Hal ini biasa disebut dengan etos kerja (work ethic), yang diwujudkan melalui loyalitas terhadap organisasi perusahaan. Loyalitas disini ditunjukkan oleh anggota perusahaan misalnya dengan keuletan dalam bekerja, semangat dan kebanggaan dalam menjalankan tugas. Contoh: Jepang, Korea Selatan, dan Hongkong yang terkenal dengan keuletan dan kerja kerasnya.

Faktor Internal
Dalam sistem pengendalian manajemen kerjasama mempunyai peranan yang sangat penting dalam suatu organisasi. Sistem manajemen yang handal pasti dapat meminimalisasikan dan menciptakan kerjasama yang baik. Aspek-aspek internal yang mempengaruhi keberhasilan pengendalian manajemen adalah sebagai berikut:
a.Budaya (Kultur) adalah seperangkat keyakinan, sikap, norma hubungan kerja dan asumsi baik eksplisit atau emplisit yang diterima dari organisasi. Budaya yang dimaksud adalah aturan atau kebiasaan yang berlaku dalam perusahaan atau juga dapat disebut iklim kerja. Misal: bila bekerja dengan baik maka akan mendapat imbalan dengan baik pula.
b. Gaya Manajemen merupakan aspek internal yang sangat penting, termasuk sikap pimpinan terhadap pengendalian perusahaan. Sikap bawahan yang merefleksikan apa yang mereka anggap sebagai sikap atasan mereka. Sikap pimpinan dibagi menjadi dua, yaitu: gaya otoriter dan gaya yang lebih mencerminkan kharismatik. Menurut Maciariello, ada tiga jenis gaya, yaitu:
Internal control style: masing-masing individu mempunyai gaya kepemimpinan yang berbeda, dan partisipatif.
Eksternal control style: tindakan ditentukan oleh pihak lain atau pemimpin, dan otoriter.
Mix control style: partisipatif dan terarah.
c. Organisasi Informal adalah adanya hubungan kerja secara informal antara satu bagian dengan bagian lainnya, sehingga setiap orang akan mengerti arah mana yang akan dituju perusahaan.
d. Persepsi dan Komunikasi. Perintah yang diterima oleh seorang bawahan dari atasannya bisa saja tanggapannya berbeda. Untuk itulah diperlukan cara komunikasi yang efektif yang memungkinkan informasi yang disampaikan tidak salah oleh pihak yang menerima. Seorang manajer harus bisa berkomukasi dengan baik dengan bawahan sehingga mereka mengerti apa yang seharusnya dilakukan, salah interpretasi dari bawahan menimbulkan functional fixation.
e. Kerjasama dan Konflik. Suatu organisasi berusaha menjaga keseimbangan yang tepat antara kekuatan yang menimbulkan konflik dan yang menimbulkan kerjasama. Usahakan hindari konflik dengan pelanggan.


SISTEM PENGENDALIAN FORMAL
Sistem pengendalian formal ini dikelompokkan menjadi dua:
1. Sistem Pengendalian Manajemen
2. Peraturan (Rules)

Aturan (Rules)
Istilah rules dalam hal ini menunjukkan semua bentuk pengendalian dan instruksi-instruksi formal. Peraturan (rules) disini termasuk: instruksi-instruksi yang ada, praktik-praktik yang dilakukan, job deskripsi prosedur-prosedur operasi standar, petunjuk pelaksanaan (manual), dan kode etik. Peraturan yang dibuat harus bisa membuat karyawan mematuhi peraturan tersebut.
Beberapa bentuk dari peraturan (rules) seperti yang telah disebutkan dapat dijelaskan sebagai berikut:
a.Pengendalian secara fisik (physical control), contoh: penjaga keamanan, password di computer, TV monitor, atau alat fisik lain yang bertugas mengawasi setiap orang.
b.Petunjuk Pelaksanaan (manual) adalah aturan-aturan tertentu yang harus dijalankan. Ada banyak pertimbangan untuk memutuskan aturan-aturan mana yang harus dituliskan ke dalam manual, mana yang mesti diklasifikasikan sebagai tuntutan, seberapa banyak toleransi bisa diberikan dan beberapa pertimbangan lainnya. Contoh: cara pengerjaan dalam penggunaan mesin.
c.Sistem Pengamanan (safeguard system). Berbagai bentuk pengawasan secara sistematis menjamin arus informasinya akurat dan mencegah kesalahan atau kecurangan dengan pemisahan tugas dan tanggung jawab. Contoh: cross-check terhadap bukti transaksi seperti tandatangan otorisasi setiap unit pembelian atau penjualan. Menghitung uang yang ada dan asset-aset portable sesering mungkin.
d.Sistem Pengendalian Tugas (task control system). Pengendalian tugas adalah proses yang menjamin bahwa tugas-tugas spesifik dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien. Contoh: melakukan pengecekan dan monitoring untuk meyakinkan bahwa setiap produk itu sudah melalui uji kelayakan.


Proses Pengendalian Formal
Proses pengendalian formal pada dasarnya meliputi tahap-tahap tertentu yang secara terus menerus bekerja dari tahun ke tahun.

JENIS ORGANISASI

1. Organisasi Fungsional
◉ Struktur fungsional membagi tugas sesuai keahlian masing-masing (spesialisasi) dan manajer bertanggung jawab terhadap tugas yang diberikan.
◉ Keuntungan organisasi fungsional adalah efisiensi (memiliki potensi untuk bekerja secara efisien). Selain itu kegiatan yang sama dalam organisasi fungsional dapat lebih efektif.
◉ Kelemahan:
Tidak ada cara yang tepat untuk perencanaan kerja dari masing-masing fungsi yang terpisah pada level bawah dari suatu organisasi.
Dalam organisasi fungsional perencanaan dibuat oleh pimpinan puncak karena diperlukan koordinasi dari masing-masing fungsi yang mengkontribusikan output lainnya.
Sulit untuk mengukur efektifitas masing-masing fungsi.
Kesulitan melakukan perencanaan.
Masalah antar fungsi hanya dapat diselesaikan oleh pusat.
Tidak sesuai untuk orang yang melakukan diversifikasi.
Mudah terjadi konflik antar fungsi.
◉ Organisasi fungsional biasanya digunakan oleh perusahaan yang menghasilkan satu jenis produk, karena bagian manager produksi dipisahkan dengan bagian pemasaran karena memiliki keahlian masing-masing.

2. Organisasi Unit Bisnis
Unit bisnis didesain untuk mengatasi kelemahan pada tipe fungsional di atas. Unit bisnis atau divisi bertanggungjawab atas fungsi produksi dan pemasaran.
Kelemahan: Manager unit bisnis tidak mempunyai kekuasaan yang lengkap, karena kemungkinan unit bisnis menduplikasi sejumlah pekerja dalam sebuah organisasi fungsional dikerjakan oleh kantor pusat.
Keuntungan: merupakan tempat yang cocok untuk latihan manajemen, karena unit bisnis sangat dekat dengan pasar bagi produk-produknya dari pada kantor pusat, maka para manajer unit bisnis biasa membuat keputusan –keputusan produksi dan pemasaran secara lebih masuk akal daripada yang diputuskan oleh kantor pusat dan unit bisnis inipun bisa mamberikan reksi terhadap ancaman-ancaman atau peluang bisnis secara cepat.

3. Organisasi Matrik
Dalam organisasi matrik, untuk melaksanakan suatu proyek, manajer suatu proyek selain bertanggungjawab terhadap proyeknya, juga bertanggungjawab terhadap unit-unit fungsional.

4. Implikasi atas Desain Sistem
Dari tipe-tipe organisasi di atas dapat disimpulkan sistem yang bagus harus disesuaikan dengan kondisi perusahaan, mengingat tidak semua sistem bisa ditetapkan dalam suatu organisasi.


FUNGSI CONTROLLER
Controller adalah orang yang bertugas mengawasi kegiatan untuk menjamin keberhasilan Sistem Pengendalian Manajemen kearah pencapaian tujuan. Fungsi Controller:
Mendisain dan menjalankan informasi dan mengawasi system.
Menyiapkan laporan keuangan dan pelaporan keuangan kepada pemegang saham atau pihak lain.
Menyiapkan dan menganalisis prestasi dan membantu pimpinan untuk memahami laporan, menganalisis proposal, anggaran dan program, mengkoordinasikan rencana anggaran masing-masing untuk dijadikan anggaran tahunan.
Mengawasi prosedur internal dan eksternal audit untuk menjamin validitas data.
Membantu mengembangkan kemampuan masing-masing orang dengan cara pelatihan yang berhubungan dengan fungsi controller.

1. Hubungan Dengan Organisasi Lini
Fungsi pengawasan adalah fungsi staf. Controller juga bertanggungjawab atas pengembangan dan analisis ukuran pengendalian dan membuat rekomendasi atas tindakan yang diambil manajemen.
Seorang controller tidak membuat atau menguatkan keputusan manajemen. Seorang controller membuat beberapa keputusan. Misalnya anggota bagian controller memutuskan biaya yang layak atas biaya perjalanan dinas.
Controller memainkan peran yang penting dalam penyiapan rencana strategi dan anggaran.

2. Controller Unit Bisnis
Controller unit bisnis mempunyai loyalitas yang terbagi menjadi 2, yaitu: dotted line dan solid line.

Dotted line
Dotted Line: Controller unit bisnis melaporkan pada manajer unit bisnis.

Controller unit bisnis melaporkan pada manajer unit bisnis. Hal ini berarti bahwa manajer unit bisnis mempunyai kekuasaan dalam hal sewa, pelatihan, transfer, kompensasi, promosi, dan memberhentikan unit bisnis. Namun input dari controller perusahaan tetap diperlukan dalam mengambil keputusan seperti ini.

Solid Line
Solid line: Controller unit bisnis melaporkan langsung ke controller perusahaan.

Masalah yang muncul:
1.Controller unit bisnis bekerja hanya untuk manajer unit bisnis, ada kemungkinan ia tidak leluasa dalam mengawasi anggaran yang diusulkan atau melaporkan tidak lengkap atas laporan kinerjanya.
2.Controller unit bisnis berkerja hanya untuk controller perusahaan, manajer unit bisnis bisa mengira controller tersebut mata-mata yang dikirim oleh kantor pusat untuk mengawasi kegiatan manajer unit bisnis.



  • Digg
  • Del.icio.us
  • StumbleUpon
  • Reddit
  • Twitter
  • RSS

0 Response to "PERILAKU DALAM ORGANISASI"